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中小企业金山文档实战案例:解除办公“提质增

 

  疫情的乌云还没有彻底消散,中小企业虽小心谨慎,仍举步维艰。“提高企业运转效率、开源节流”,不再是企业象征性的口号,而是各级负责人所最迫切想要的答案。

  虽然不同行业的办法不尽相同,但经过对一部分中小企业调研后发现,它们都快速找到了适合自己的“效能提高”路。快速是组织架构小带来的转向优势,而它们选择的能效工具更值得关注:因为惊人的一致,很多中小企业都靠“金山文档”完成了目标。

  “因为经常出差,我把工作材料都存在电脑里,跟同事处理报表挺麻烦,一个事情来回发、反复修改的文件,不知道要多少次。”深圳一家电子产品厂商的业务代表对工作低效的看法很典型。

  公司文件的整体管理,难度不亚于人员的管理。目前来看,企业已经逐渐将资料文件集中上传,存储在云端。但这还不够,无需再下载的、线上的文件流转和修改编辑,是最理想化的远程办公方式,金山文档做到了。

  金山文档是金山办公旗下一款多人实时协作的在线Office。由于其云端存储、多人协作的特性,成为多数企业用来无纸化办公、当作扁平化高效的管理工具来使用。

  佛山一家物流公司利用金山文档提供的协同办公解决方案,将全部物流信息生成线上跟单表、对账单,在客户、公司和物流员之间形成了快速高效的反应机制。信息传递原本会带来的时间损耗成本全部节省了下来,繁忙的线下物流变得有条不紊。

  即便不是远程办公,高并发的本地作业也会快速生成大量冗余文件,同样会降低组织办公效率。一家坐落在广州的美妆电商公司,旗下有数个淘宝店,数十名客服人员,由于产品涉及定制,客服要记录诸多客户需求,工作产生的资料文件非常多。

  在接入金山文档后,产品需求及售前售后登记表分别从数十个合并为一类一个,客服实时在线,填写内容在一个表单,同时查看互不干扰。即便多人同时查阅,也可以实现独立筛选,不影响其他同事查看。

  对于电商公司来说,客户数据安全便是企业的生命线,电商公司对于数据修改权限的把控也有高要求,通过金山文档设置了“管理员”、“成员仅查看”、“成员允许编辑”等级别后,每一个编辑或浏览过文档的成员,都会留下记录,数据得到了有效保护。在信息化时代,保护客户的隐私数据是我们作为电商公司的立身之本,我认为不重视数据的保护就是失信于市场。“一位广州电商公司的客服经理如是说道。

  在2020年的下半场,竞争会更加激烈,我们有理由相信,效能提高最为显著的企业才能走到最终场,在市场的寒冬中,拥有最多“体能”的企业,才可以走得更远。利用好以金山文档为代表的协作工具,将会让中小企业事半功倍。

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